Concevoir pour le comportement pour créer un nouvel environnement de travail en personne

Andrea McCann de BDP partage des conseils, des idées et des enseignements tirés du processus de conception de leur nouveau studio de Toronto.

Au lieu d’essayer de revenir à ce qu’étaient les choses, pourquoi ne pas utiliser ce changement générationnel dans la façon dont les gens travaillent pour créer quelque chose de mieux ? Comment les designers peuvent-ils créer un grand espace qui encourage plus de personnes à venir sur le lieu de travail ?

C’est le genre de questions que nous nous sommes posées lors de la conception de notre nouveau studio dans la nouvelle communauté à usage mixte du centre-ville de Toronto connue sous le nom de « The Well ». L’équipe a utilisé cette opportunité comme un exercice d’auto-expérimentation, d’innovation et de découverte – dans le but d’apprendre de nous-mêmes pour créer de meilleurs espaces pour nos clients.

Les profonds changements dans les méthodes de travail et les espaces ont poussé les concepteurs d’espaces de travail à réimaginer le fonctionnement d’un bureau ou même ce qu’est un bureau. Bien qu’il n’y ait pas de réponse claire entre le bien et le mal, concevoir pour le comportement est au cœur de la nouvelle conception du lieu de travail.

Ce noyau de conception comportementale signifie laisser les utilisateurs, leurs mouvements et leurs habitudes informer la conception de l’espace, au lieu que l’espace impose une certaine façon de travailler. Dans le passé, le bureau imposait un présentéisme de 9 h à 17 h, qui permettait un travail de bureau individuel silencieux et des espaces de réunion pour les appels et les rassemblements. La façon dont les gens travaillent physiquement a changé et l’espace doit s’adapter à cela. Les espaces sont plus multigénérationnels que jamais, chacun apprenant de nouvelles habitudes quotidiennes, chacun travaillant différemment et nécessitant différents types d’espace. L’effet est que les lieux de travail doivent fournir une gamme de zones flexibles, adaptables et collaboratives avec l’inclusion et le bien-être en tête – un espace significatif que les gens vouloir revenir, car il inspire et dynamise.

Avec l’avenir du travail au mieux incertain, la conception du lieu de travail en 2023 est un défi passionnant mais aussi une opportunité de créer quelque chose de nouveau. C’est un processus itératif et innovant qui ne s’arrête pas une fois le bureau occupé.

Alors, à quoi ressemble ce processus ? Voici quelques apprentissages clés :

Engager l’utilisateur final

Concevoir pour le comportement signifie concevoir pour l’utilisateur final. Il est crucial d’impliquer et d’engager un plus large éventail de personnes qui utiliseront un espace dès le début du processus de conception, plutôt qu’une approche descendante de la haute direction. La mise en œuvre d’outils pratiques tels que des enquêtes et des ateliers créatifs engagera les utilisateurs finaux tout en fournissant des informations précieuses à l’équipe de conception.

Par exemple, nous avons utilisé des charettes pratiques et interactives pour glaner des idées auprès du personnel. Cela comprenait des méthodes telles que les ateliers Keep-Toss-Create, où les participants ont apporté des précédents pour les caractéristiques de conception du lieu de travail, ont examiné et approuvé ces idées en équipe partageant leurs idées sur la façon dont l’utilisation de l’espace change. Un autre exercice engageant que nous avons utilisé dans le processus de conception était A-Day-In-The-Life, dans lequel les participants devaient dessiner des concepts sur ce à quoi ils pensaient que leur nouvelle journée de travail dans le futur espace de studio pourrait ressembler. Ces méthodes ont aidé à exploiter les idées et à impliquer les groupes d’utilisateurs en établissant des objectifs et des normes qui sont devenus des stratégies de planification globales.

Les enquêtes sont également un moyen important d’évaluer les commentaires des utilisateurs finaux et de trouver des idées de conception. Des sondages devraient avoir lieu tout au long du processus pour aider le personnel à rester engagé dans le processus et enthousiaste face à l’avenir. Les opinions évoluent avec le temps et il est important de recueillir en permanence ces informations.

La transparence et la communication du processus de réflexion derrière les décisions de conception sont également importantes pour générer l’adhésion. Fixer des jalons spécifiques tout au long de la durée du projet et marquer ces jalons avec des assemblées publiques à l’échelle de l’entreprise avec un dialogue ouvert peut être une bonne façon de procéder.

L’engagement et la communication concernent la conception centrée sur l’utilisateur, mais aussi l’adhésion de l’utilisateur final. S’ils font partie du processus et ont participé à la prise de décision de conception itérative, ils se sentiront naturellement plus engagés et plus confiants dans les changements de conception plus importants, et plus encouragés à venir au bureau.

Investir du temps et des efforts dès le départ dans l’engagement et la communication des utilisateurs finaux rapportera des dividendes sur toute la ligne. En fin de compte, un bon design ne veut rien dire si vous ne l’avez pas conçu en fonction du comportement de l’utilisateur.

Concevoir pour la flexibilité

Dans l’environnement de travail hybride d’aujourd’hui, les concepteurs d’espaces de travail doivent se poser la question : qu’offrent-ils pour encourager le personnel à venir au bureau ? Pour le nouveau studio, il était clair qu’il fallait une gamme de différents types d’espaces dans lesquels le personnel pouvait se trouver tout au long de la journée, pour différents types de réflexion, de travail et d’action.

Dans cet esprit, le studio a été conçu pour inclure une gamme d’espaces qui varient en termes d’éclairage, de vues, de sensations et de structure. D’une zone tranquille « Oasis », baignée de lumière naturelle et de vie végétale comme espace de réflexion et de recalibrage, à la « Boîte noire », un espace de discussion ciblée intégré à la technologie et dépourvu de couleurs et de distractions, à la lumière tamisée et ‘Back Alley’ au design décontracté, offrant un espace d’interaction et de collaboration spontanées.

Notamment, le personnel gravite autour de différents espaces du studio en fonction du type de travail qu’ils effectuent et de la proximité avec d’autres personnes travaillant en studio. Cela encourage la présence en studio, car le personnel sait que quel que soit le type de travail qu’il doit effectuer un jour donné, il existe un espace conçu pour cela.

Bien que la flexibilité soit essentielle, il est également important de comprendre que différentes équipes et fonctions ont des préférences différentes. C’est pourquoi les études et les tests de conception de studio doivent être adaptés aux besoins de chaque équipe. Par exemple, alors que les groupes de conception voulaient de la flexibilité pour se déplacer entre les différents quartiers du studio, les groupes de soutien tels que l’informatique et les RH avaient besoin d’une base d’accueil, agissant comme des points d’ancrage pour le studio. La conception du studio reflète cette compréhension sur mesure.

L’équité et l’inclusion au premier plan

Personne ne possède une fenêtre, une vue, la lumière naturelle ou un espace spécifique. En concevant le nouveau studio, BDP a créé un nouveau type de bureau d’angle : les meilleurs espaces du bureau sont pour tout le monde.

L’adoption d’une optique neurodivergente dans la conception des bureaux aidera également à créer des espaces plus flexibles, ce qui est essentiel dans l’environnement hybride d’aujourd’hui. Équilibrer la conception des différents environnements de travail pour permettre à la fois une collaboration ouverte et des stimuli réduits. De plus, les environnements polyvalents qui offrent une gamme d’espaces différents rendent la distinction entre les départements et les équipes moins apparente et favorisent l’inclusion.

Occupation progressive et innovation continue

La dernière étape du processus est une occupation progressive. En accueillant les gens dans un nouveau bureau en petits groupes, cela permet de s’assurer qu’ils sont bien traités et qu’ils peuvent se familiariser avec le nouvel espace sans être submergés par le changement d’un coup. Créer un retour accueillant est la première étape dans le nouvel espace et dans une nouvelle culture et un nouvel environnement de travail en personne.

Le processus de conception et d’engagement ne s’arrête pas une fois que le personnel a emménagé dans le nouvel espace. Il est important de poursuivre une communication interne forte et fréquente via des e-mails ou des événements tels que des assemblées publiques, pour mettre en évidence les outils et les fonctionnalités du nouveau bureau avec lesquels le personnel pourrait ne pas être familier. Cela comprend des enquêtes d’engagement post-occupation pour évaluer les commentaires des utilisateurs finaux et apporter les modifications nécessaires.

L’expérience ne s’est pas terminée une fois que le personnel a emménagé. L’équipe de conception continue de communiquer, de tester, de peaufiner et d’innover pour améliorer la conception et rendre le lieu de travail le meilleur possible.